Las reuniones de trabajo son constantes en las compañías, cuando no se realizan adecuadamente se suele perder mucho tiempo, lo que hace que sean poco efectivas.  La inadecuada gestión del tiempo tiende a ser la falta de priorización y organización. Para evitar este tipo de problemas es necesario que cada uno de los asistentes a las reuniones tenga capacidad para planificar y organizar previamente el esquema de la misma.  

Lo primero a la hora de convocar reuniones de trabajo, es determinar cuáles van a ser los motivos principales de realizarla ej:  dar información, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones para así definir los objetivos que se pretenden alcanzar.

A continuación te damos unos tips para preparar reuniones efectivas:

• Prepararla con tiempo suficiente.
• Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán.
• Crear un planning de la reunión. (orden de la reunión, temas, objetivos, etc)
• Convocar con antelación suficiente a los participantes.
• Enviar el planning a todos los participantes.

A la hora de empezar con la reunión ten en cuenta:

• Comenzar a tiempo, la puntualidad es un aspecto fundamental ¡El tiempo es oro!
• Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales.
• Seguir el desarrollo previsto en el plan.
• Realizar síntesis en cada etapa.
• El director o coordinador de la reunión debe centrarse en dirigir el proceso de los debates, pero no su contenido.
• Establecer un estándar de tiempo para cada tema.
• No dejar que alguien se imponga y abarque la reunión.

Cuando la reunión finalice…

• Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas, sugerencias y comentarios.
• Sintetizar las conclusiones esenciales.
• Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos adoptados.
• Agradecer la participación de los asistentes.

Por lo anterior concluimos, que las reuniones de trabajo están encaminadas a ser efectivas si sus asistentes son puntuales, con pautas fijadas y temas limitados. Solo así se podrá llegar a los objetivos propuestos en el encuentro y sus asistentes no tendrán ansias de que las horas pasen rápidamente.